Resumen

Elha Laser Center es un referente en el sector de la depilación láser con más de 150 clínicas en toda Europa. Especializada en depilación láser y tratamientos de piel, Elha atrae un alto volumen de leads a través de canales digitales como Meta, Google y TikTok. Estos leads son gestionados por un contact center dedicado, responsable de convertir las consultas en citas presenciales.

Dado que el negocio opera con una fuerte estacionalidad, la demanda fluctúa significativamente a lo largo del año, lo que hace que la estructura de costes fijos del call center sea ineficiente tanto en los períodos de mayor como de menor actividad.

Para escalar de forma eficiente sin incrementar los costes operativos, Elha implementó los agentes IA de Uptail para automatizar la captación de leads entrantes y la reserva de citas.

Desafío

Un modelo de call center rígido limitaba el crecimiento, la conversión y la eficiencia de costes

Estructura de costes fijos en un negocio estacional

Elha opera en un entorno estacional, con fluctuaciones significativas en el volumen de leads a lo largo del año.

Sin embargo, el modelo de call center estaba construido sobre costes fijos y una plantilla estable. En los períodos de mayor actividad, el equipo tenía dificultades para absorber el aumento de la demanda.

En los meses de menor actividad, la capacidad quedaba infrautilizada, generando ineficiencias estructurales.

Lentitud en el primer contacto con el lead

Con un call center externalizado realizando llamadas manuales:

• El primer contacto con los leads se retrasaba hasta más de 24 horas, especialmente los fines de semana

• Se realizaban múltiples intentos de llamada de seguimiento a lo largo de la semana

• La carga operativa no garantizaba ratios de conversión elevados

  
  

En un entorno de marketing de performance donde la velocidad impacta directamente en la conversión, los contactos tardíos limitaban significativamente la tasa de conversión de lead a cita.

Calidad de servicio inconsistente

El crecimiento de Elha superó la capacidad de escala del call center.

La constante contratación y entrenamiento de agentes de call center reducía la consistencia en resultados, mientras que los costes operativos aumentaban progresivamente.

El modelo operativo no estaba diseñado para un crecimiento sostenido y de alto volumen.

Solución

Uptail creó agentes IA a medida para la gestión de leads

Elha implementó los agentes IA de Uptail para sustituir las llamadas salientes manuales por un modelo de captación automatizado y orientado al rendimiento.

El objetivo era eliminar los retrasos en la respuesta, reducir los costes operativos fijos y crear un sistema capaz de escalar con la demanda sin aumentar la complejidad.

Modelo escalable de pago por resultados

Uptail reemplazó los costes fijos del call center con agentes IA que cobran en base a resultados:

• Sin costes fijos de personal

• Sin gastos de contratación ni formación

• Costes alineados directamente con las citas reservadas

  
  

Primer contacto automatizado en 3 segundos

Los agentes IA contactaban a los nuevos leads de forma instantánea las 24 horas al día, eliminando los retrasos de los procesos manuales.

Esto eliminó los retrasos de más de 24 horas del anterior modelo de call center y garantizó:

• Contacto inmediato en el momento de mayor intención

• Disponibilidad 24/7, incluidos los fines de semana

• Mayor probabilidad de conversión

  
  

Conversión constante incluso con un +60% más de leads

A medida que Elha aumentó su inversión en marketing, el volumen de leads creció un +60%.

A pesar del aumento de la demanda, los agentes IA mantuvieron la misma conversión de lead a cita, demostrando la capacidad del sistema para escalar sin degradarse.

Resultados

Tras implementar Uptail, Elha obtuvo un sistema agéntico de gestión de leads más consistente, escalable y eficiente en costes:

• La conversión de lead a cita aumentó un +6,7%, hasta el 48%, en dos meses.

• El coste por cita disminuyó un -58%.

• El tiempo de respuesta se redujo un -99%, hasta los 3 segundos.